É uma verdade inquestionável que há pessoas mais organizadas, naturalmente, enquanto outras, por mais que tentem, têm dificuldade em manter um ambiente organizado.
Somos todos humanos e por isso todos diferentes uns dos outros.
Porém, se questionarmos as pessoas, sejam as de perfil mais organizado ou as de perfil menos organizado, onde se sentem melhor, a grande maioria responderá que se sente melhor num ambiente organizado.
Mas porquê?
Podemos ir por vários caminhos para responder a esta questão, ainda que todos cheguem ao mesmo destino.
O Feng Shui ensina-nos que num ambiente desarrumado o Qi (Chi, energia) não flui, estagna. Diz-nos ainda que o Qi do Homem, que é uma energia poderosíssima é afetada de forma negativa quando este, o Homem, olha para a desorganização.
Já a Neurociência diz-nos que pessoas que permanecem em ambientes desorganizados têm menos foco nas suas tarefas, maior dificuldade na concentração, sofrem de mais stress, têm menor rendimento… Enquanto pessoas que se inserem em ambientes organizados revelam-se mais tranquilas, mais produtivas, conseguem pensar de forma mais clara e objetiva, além de possuírem um nível mais elevado de serotonina que é um neurotransmissor que desempenha um papel importante no controlo do humor e do bem-estar.
Quando falamos em organização dos ambientes, referimo-nos sim à organização que cada pessoa realiza no espaço onde se insere.
Esses espaços podem ser residenciais, de trabalho ou outros. As considerações sobre organização, ou falta dela, são transversais a qualquer ambiente onde uma pessoa se possa inserir.
Neste post focaremos o ambiente de trabalho e escreveremos sobre três considerações de grande importância no que respeita à organização destes espaços.
1 – Organização da secretária de trabalho
Indo de encontro ao que já havíamos referimos anteriormente, uma secretária de trabalho desorganizada gera confusão, falta de clareza no cérebro do profissional o que fará com que este tenha um menor desempenho, principalmente quando precisa de se concentrar e tomar decisões importantes.
Salientamos também de desperdício de tempo na árdua tarefa de encontrar algo importante no meio da desorganização.
E referimos ainda dos níveis de stress que esta procura imprime no profissional que acaba por influenciar/ contagiar o restante ambiente e afetar outros profissionais que o rodeiam.
Outro ponto a focar neste item, que na grande maioria das vezes é esquecido, mas que tem um impacto fortíssimo no sucesso de uma empresa é a imagem que esta secretária (desorganizada) gera nas pessoas exteriores à organização. Principalmente clientes e fornecedores.
A imagem gerada mostra, erradamente ou não, falta de profissionalismo e competência tanto daquele trabalhar em especifico como de toda a empresa.
2 – Espaço de armazenamento
O espaço de armazenamento é um recurso importante da empresa e como tal deve ser pensado cuidadosamente para que possa ser otimizado.
Recurso? Como assim?
Um dos principais hábitos das pessoas desorganizadas é a acumulação de objetos e papeis, uns importantes, outros nem tantos, outros até sem importância nenhuma.
Se multiplicarmos esta acumulação pelo número de trabalhadores de uma empresa obtemos como resultado uma infindável área destinada a armazenamento de coisas importantes, outras nem tanto e outras sem importância nenhuma.
Assim o espaço de armazenamento transforma-se num recurso da empresa quando constatamos que espaços maiores representam custos maiores com rendas, custos maiores com aquisição de mobiliário, custos maiores com manutenção…
Representa ainda recurso da empresa o tempo dedicado à procura de um documento importante perdido entre os papeis pouco importantes e os papeis sem importância nenhuma.
E representa ainda recurso da empresa a prestação do profissional que fica, inevitavelmente, afetada negativamente, pelo stress de procurar algo que não encontra fácilmente.
3 – Organização do espaço digital
Na era digital em que nos encontramos o espaço digital é tão importante como o espaço físico e a sua desorganização provoca no cérebro humano, e consequentemente na prestação do profissional, efeitos semelhantes aos que já referimos anteriormente para espaços físicos.
Focaremos antes no impacto da desorganização do espaço digital para a empresa.
Atualmente, já uma grande parte das empresas trabalham em servidores minimizando de forma radical o risco de perda de trabalho que antes era frequente e que acontecia sempre que um computador, um disco, um CD, ou qualquer outro equipamento sofria danos.
Mas, atualmente, quantas empresas têm diretrizes de organização e catalogação de documentos?
E as que têm, será que as distribuíram por todos os profissionais?
De que adianta uma pasta num servidor cheia de documentos soltos e organizados para um profissional se se revela desorganizada para a maioria?
Nos tempos atuais assistimos a uma rotatividade elevada de profissionais nas empresas, é um facto.
Já parou para pensar nos recursos valiosos que são desperdiçados de cada vez que um profissional sai de uma empresa?
Já parou para contabilizar os recursos desperdiçados na descodificação da (des)organização de um profissional que seguiu as suas próprias diretrizes?
Se é uma pessoa desorganizada, não entre já em desespero, porque está nas suas mãos inverter essa tendência através da implementação de hábitos de organização.
Existe inúmera literatura sobre este tema que sugerimos que consulte.
Para recomendação, escolhemos o livro “Arrume a sua casa Arrume a sua vida” de Marie Kondo, uma vez que consideramos que mudou completamente a nossa forma de encarar a organização dos espaços não só residenciais como os de trabalho também.
Porém, todos somos humanos e por isso todos diferentes, o que significa que, apesar da tendência apontar a organização como benéfica para um melhor bem-estar, uma melhor qualidade de vida e consequentemente uma melhor prestação, há pessoas que se revelam geniais quando inseridas em ambientes desorganizados.
Por isso, antes de mais, avalie a sua prestação atual, avalie o estado de organização do seu ambiente, analise se as mais-valias de um ambiente organizado serão benéficas para si e, caso o sejam, implemente-as nos seus ambientes, na sua vida.
Caso precise da nossa ajuda, contacte-nos.
Dispomos de um serviço de consultoria na área da organização de espaços, tendo como ponto de partida o levantamento das tarefas de cada profissional e as consequentes necessidades reais de armazenamento.
Até breve.
